کارکردهای مهندسی مجدّد کسب و کار

کارکردهای مهندسی مجدّد کسب و کار با تأکید بر فناوری اطلاعات

مهمترین کارکردهای فناوری اطلاعات در مهندسی مجدّد کسب و کار در قالب چهار بعد کاهش دور ه زمانی فرآیند، توانمند سازی کارکنان، اتخاذ رویکرد مشتری مداری و ساختار بندی مجدّد مبتنی بر تیم آورده شده اند :(محمودی و دیگران،1391:ص142)

1-کاهش دوره زمانی فرآیند: دوره زمانی فرآیند به مدت زمانی اشاره دارد که صرف میشود تا یک فرآیند از آغاز تا پایان تکمیل شود و کاهش آن یک هدف مهم تجاری است. کاهش دوره زمانی فرآیند بخش عمده ای از شغل یک مهندس را تشکیل میدهد.در این رابطه فناوری اطلاعات کمک بسیاری به کاهش دوره زمانی فرآیند و زمان ارسال کالاها و خدمات به بازار میکند. استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای حذف یا ترکیب عملیات تولیدی یا بازرسی آن است. فناوری اطلاعات از راه های زیر این کار را انجام میدهد: (همان منبع:ص142)

الف-ترکیب یا حذف مراحل مختلف و سرعت بخشیدن به فعّالیتهای مختلف موجود در فرآیند

ب-سرعت بخشیدن به فرآیندهای مختلف توسعه، پیاده سازی و تست کالاها یا خدمات

ج-فراهم سازی ارتباطات از راه دور همچون اینترنت، انیترانت و پست الکترونیکی

د-ایجاد ابزارهای اقتصادی نوینی همچون مبادله الکترونیکی داده ها(همان منبع:ص143)

2-توانمند سازی کارکنان: توانمند سازی کارکنان به معنای واگذار کردن قدرت تصمیم گیری یا اقتدار به کارکنان است. این در حالی است که چنین اقتدار یا مسئولیتی به مدیران به عنوان یک حق ویژه داده شده است. به عبارت دیگر دادن اختیار به کارمندان برای تصمیم گیری و اجرای آن را توانمند سازی میگویند توانمند سازی اهداف زیر را دنبال میکند,2012,p495) ( Vilson

الف-افزایش انگیزه برای کاهش اشتباهات از طریق در اختیار داشتن افرادی با مسئولیتهای بیشتر

ب-پشتیبانی از بهبودهای مستمر در فرآیندها، کالاها و خدمات

ج-افزایش فرصتها یا موقعیتها برای خلاقیت و ابداع

د-بهبود رضایتمندی مشتریان

ه-افزایش وفاداری کارمندان از طریق کاهش خروج از خدمت، غیبت، بیماری

و-افزایش زمان مدیریت ارشد برای توسعه برنامه های استراتژیک

ز-حفظ، نگهداری و افزایش قدرت رقابت پذیری

ح-افزایش بهره وری از طریق افزایش غرور فردی، خود احترامی و ارزش گذاری به خود(همان منبع:p496)

3-اتخاذ رویکرد مشتری مداری  : تغییرات 30 سال گذشته باعث شدکه بازارها تغییرکنند .مشتریان  واژه انتخاب  را به کار گیرند یعنی گزینه های مورد نظر خود را در محصولات جستجو کنند.اولین بار در کارخانه های خودروسازی مشتریان دارای حق انتخاب بودند. تولید کنندگان نیازهای مشتریان را لحاظ میکردند .در طی دو دهه گذشته همر و چمپی بر روی این موضوع به بررسی پرداختند که سازمان ها از چه طریقی میتوانند جایگاه خود را در جامعه باز یابی کنند و از روشهای نوین مدیریت برای بهبود بهره گیری از منابع استفاده نمایند.مهندسی مجدّد روش و برنامه ای نیست که تنها برای بهبود انگیزش و روحیه کارکنان به کار گرفته شود بلکه به معنی استفاده بهینه از دانش و یافته های مدیریت در عرصه نوینی است که سازماندهی و ساختار دوره تولید انبوه و شیوه های کلاسیک انجام کار را متحول مینماید)صادقی،1391:ص4) محیط های امروز ایجاب میکنند که شرکت ها با سرعت توسعه پیدا کنند و تولیداتی را عرضه کنند که نیازهای مشتریان را برآورده میسازد .امروز مشتریان محصولات موردنظر خود را میخواهند. به دنبال آن مفهوم مشتری مداری انبوه  مطرح گردید که مفهوم اساسی برای بقای شرکت ها در بازار امروزی است .این مفهوم سازمان های مختلف را قادر میسازد تا پاسخ هایی سریعتر و با انعطاف بیشتر به مشتریان و نیازهای آنان بدهند. این کار دو مزیت کلی هزینه کمتر و کیفیت بیشتر را در بر دارد. این کار از طریق زیر صورت میگیرد. ( Schuppert, 2011, p27)

الف امکان تغییرات ارزان و سریع در تولید

ب-کاهش فرآیند فروش و سفارش مشتری

ج-کاهش زمان تولید: مشتری یابی انبوه به معنای تولید محصولات انبوه متناسب با نیازها، سلیقه ها و خواسته های هر مشتری دارای مفاهیم زیر است: ( همان منبع:p27)

الف-توجّه بیشتر به مشتریان و نیازهای آن ها: سازمان ها باید توجّه بیشتری به مشتریا ن و نیازمندی ها، خواسته ها و ترجیهات آن ها نشان دهند و سیستم هایشان را برای پاسخ به نیازهای مشتریان و تقاضاهایشان مهندسی مجدّدکنند.(همان منبع:p27)

ب-پوشش تمامی عملیات سازمانی: عملیات سازمانی شامل یک یا چند عملیات سازمان نیست، بلکه تمام عملیات سازمان را پوشش میدهد.(همان منبع:p27)

ج-کاربرد در تمامی بخشها: مشتری یابی انبوه در یک بخش به کار نمیرود بلکه در تمامی بخشهای سازمانی همچون مالی، بازاریابی، فروش و پرسنلی کاربرد دارد.(همان منبع:صp28)

در پژوهش ابلینسکی  (1999)نیز مطرح شده است که با گذشت دوران کلاسیک اسمیت  وتیلور  سازمان ها باید مدل های دوران گذشته را متناسب با نیازهای جدید امروزی دگرگون سازند ابلنسکی معتقد است برای دوران پرتحول معاصر مدل اسمیت و تبلور برای کنترل موثر کارکنان بر مبنای سلسله مراتب سازمانی کافی نیست و کارآیی و اثربخشی سازمان های معاصر مستلزم به کارگیری اصول و روشهای مهندسی مجدّد میباشد. مطالعه ابلینسکی به جنبه های اجرا و پایه ریزی برنامه مهندسی مجدّد نظر دارد و ازطریق مطالعات موردی نو و ارائه روشهای متعدد، رویکرد مهندسی مجدّد را به جامعه مدیریت معرفی مینماید. به عبارت دیگر ساختارهای سازمانی باید با فرآیندهای کسب و کار هماهنگ شوند در این خصوص نقش فناوری اطلاعات در تبدیل ساختار سازمانی سلسله مراتبی به ساختار شبکه ای  است که البته در ابتدا به حالت مسطح  تبدیل میشود.جدول(2-3) مقایسه ویژگی های ساختاری سازمان های سلسله مراتبی و شبکه ای را نشان میدهد .(همان منبع:30p)

جدول (2-3) مقایسه ویزگیهای ساختاری سازمان های سلسله مراتبی و شبکه ای(Schuppert, 2011,p30)

سازمان سلسله مراتبی/ سنتی سازمان شبکه ای
رسمی    غیررسمی
بسیار ساخت یافته آزاد از ساخت
مدیریت شده تفویض/ هدایت
کارمندان به عنوان نوعی هزینه حساب کردن کارمندان به عنوان سرمایه
هدایت تفویض اختیار
تمرکز اطلاعات در حیطه مدیریت اطلاعات تقسیم شده در اختیار همه
کنترل مالکیت/ مشارکت
سازمان های سلسله مراتبی سازمان های مسطح
ریسک گریز ریسک مدار
فردگرایی تیم گرایی