اهمیت و ضرورت مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی

9 اهمیت و ضرورت مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی

مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی چه کاربردی می‌تواند داشته باشد؟ آیا ماهیت و نقش سازمان‌های دولتی می‌طلبدکه در مورد مدیریت دانش در آن‌ها صحبت شود؟ سازمان همکاری و توسعه اقتصادی (OECD) در گزارشی در سال 2003 میلادی، اهمیت و ضرورت مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی را مورد بررسی قرار داده است. از نظر OECD، سازمان‌های دولتی بنا به دلایل ذیل باید به سمت مدیریت دانش حرکت کنند(ابطحی و صلواتی، 1385، 121-120) :

الف) تبدیل شدن دانش به مهم‌ترین منبع اثربخشی فعالیت‌ها و اقدامات سازمان

ب) اعمال حاکمیت به جای تصدی گری

ج) جهانی شدن

د) توانمندی بخش خصوصی

ه) افزایش دانش شهروندان

مدیریت دانش دارای یک اهمیت فزاینده برای دولت جهت مواجهه با مخاطراتی است که توسط اقتصاد دانش محور ایجاد می‌شود. این مخاطرات در جنبه‌های زیر مورد توجه قرار می‌گیرد.

  • دانش به یک عامل حیاتی تعیین کننده برای رقابت­پذیری در بخش دولتی تبدیل شده است. خدمات رسانی و سیاستگذاری دو فعالیت اصلی دولت‌ها هستند. در یک اقتصاد دانش محور، دولت‌ها به شدت در هر دو زمینه با رقابت بین‌المللی و حتی ملی مواجه شده‌اند برای مثال در سطح بین‌المللی، سازمان‌های غیر دولتی و دولت‌ها با سازمان‌های خارجی که خدمات مشابه ارائه می‌دهند در حال رقابت هستند. مؤسسات تحقیقاتی برای جذب بهتر محققان و سرمایه گذاران در حال رقابت با یکدیگرند در حالی که دانشگاه‌ها نیز به دنبال بدست آوردن بهترین سرمایه گذاری‌ها، دانشجویان و استادان هستند. در سطح ملی نیز رقابت افزایش یافته است. در بخش دولتی کالاها و سرمایه‌ها که به عنوان مهم‌ترین فاکتور رقابتی شناخته می‌شود. دانش مهم‌ترین فاکتور رقابت و منبع اصلی و مرکزی دولت است. کارکرد اثربخش دولت در گرو انتشار دقیق و مؤثر دانش است.
  • شرکت‌های خصوصی به تولید کالا و خدمات می‌پردازند که مستقیماً در رقابت با کالا و خدمات بخش دولتی است. آموزش، دانش، امنیت و علم از جمله زمینه‌های رقابت بین این دو بخش است. برای مثال آموزش از راه دور و به ویژه آموزش از طریق اینترنت توسط شرکت‌های خصوصی، ارائه خدمات آموزشی توسط دولت را به شدت تحت تأثیر قرار داده است. وقتی مشتریان بتوانند نیازهای خود را به صورت دلخواه و سفارشی توسط بخش خصوصی برطرف کنند ناخودآگاه چنین انتظاری را از بخش دولتی نیز خواهند داشت.
  • بازنشسته شدن کارمندان دولت و همچنین انتقال آن‌ها بین بخش‌های مختلف، چالش جدیدی برای ابقاء دانش و حفظ حافظه سازمانی و متعاقب آن آموزش کارکنان جدید ایجاد می‌کند. به مرور زمان کارمندان فعلی دولت تا چند سال آینده بازنشسته خواهند شد. این به عنوان یک مشکل اصلی پیش روی بسیاری از دولت‌هاست. سازمان‌های دولتی نیازمند این هستند که با ابتکار عمل، دانش کارکنان را حفظ کنند زیرا در غیر این صورت ارائه خدمات به بخش خصوصی دچار مشکل خواهد شد. بنابراین، کسب دانش از کارکنان ارشد و سپس انتقال آن به سایر کارکنان و همچنین روزآمد کردن آموخته‌ها طی زمان امری بسیار حیاتی است.

افزایش روزافزون شهروندان دانش مدار، دولت را مجبور می‌کند تا در رأس دانش‌های ایجاد شدهو به روز قرار گیرد. مدیریت دانش بیان می‌کند که مهم‌ترین منابع ارزشمند هر سازمان، دانش کارکنان آن است. این تأکید و تمرکز با توجه به شتاب روز افزون تغییراتدر سازمان ودر کلجامعه انجام می‌گیرد. مدیریت دانش بیان می‌کند که امروزه تقریباً تمامی امور مستلزم انجام کار دانش محور هستند و لذا تمامی کارکنان باید به نوعی به کارکنان دانش محور تبدیل شوند (کار انجام شده توسط کارکنان به جای اینکه به نیروی بازوی آن‌ها وابسته باشد به دانش آن‌ها متکی است) این بدان معنا است که خلق، تسهیم و استفاده از دانش یکی از مهم‌ترینفعالیت‌های هر فرد در هر سازمان است (نوروزیان، 1384).

2-1-10 مزایای مدیریت دانش

اندازه­گیری مزایای سرمایه‌های مرتبط با دانش، به یکی از مشکل‌ترین و چالش­ترین مباحث کسب و کارهای امروزی مبتنی بر دانش تبدیل شده است. کمی کردن دانش، غیرممکن و اندازه گیری نتایج مستقیم مدیریت دانش چندان ساده نیست. مزایای بکارگیری فعالیت‌های مدیریت دانش، از سطح فنی تا سطح راهبردی، بر فرهنگ و بهره‌وری کل سازمان مؤثر خواهد بود (اورمزدی، 1387). توروچ (2001) چهار دلیل عمده را برای محوریت دانش در اقتصاد جدید که برمبنای دانش بنا شده است ارائه می‌کند:

  1. حجم زیاد و رو به افزایش کالاهایی که منبع اصلی برای تولید آن‌ها دانش است و سوددهی آن‌ها بستگی زیادی به دانش بکار رفته در آن و نه نحوه توزیع و پخش آن‌ها دارد.
  2. دانش ذاتاً در هنگام رشد، تمایل به شکستن به شاخه‌های گوناگون دارد و باز تولید سریع‌ترو اثربخش‌تر دانش مساوی است با منبع اصلی مزیت رقابتی.
  3. تخمین ارزش سرمایه گذاری در دانش، کار بسیار مشکلی است چرا که نتیجه آن می‌تواند هم ناامیدی و هم رشد و سود عالی باشد.
  4. حتی هنگامی که سرمایه­گذاری در دانش منجر به تولید سود اقتصادی قابل توجه شود، نمی‌توان سهم تأثیر سرمایه­گذاری در دانش را بر آن مشخص کرد. در اقتصادهای مبتنی بردانش، مزیت رقابتی قابلیت سازمان در برتری یافتن نسبی بر همترازان خود در آن حوزه تعریف می‌شود، که تنها با قابلیت تولید، نگهداری و مدیریت دانش امکان پذیر است (توروچ، 2001).

رادینگ، مجموعه مزایای مدیریت دانش را صرفه جویی‌ها و کارایی‌ها، فرصت‌های جدید، تغییر و نوآوری، به­کارگیری بهتر منابع انسانی، سرعت فرآیند تداوم در کار، جلوگیری از افت دانش، بهبود تصمیم­گیری، انعطاف­پذیری و انطباق­پذیری، مزیت رقابتی، توسعه دارایی، افزایش محصول، مدیریت مشتری، به­کارگیری سرمایه­گذاری‌ها در بخش سرمایه انسانی ذکر می‌کند (رادینگ، 1386، 77-76). از دیگر مزایای عمده مدیریت دانش؛ تسهیم رقابت گسترده، ارتقای تصمیم­گیری و پرهیز از به هدر رفتن زمان و انجام دوباره کاری‌ها، ارتقای سطح پاسخگویی به مشتریان، ترغیب کارکنان خارج از شبکه طبیعی برای تسهیم دانش و سطح­بندی دست‌یابی به اطلاعات، بالابردن میزان حمایت از کارکنانی که در تولید و تبادل دانش مشارکت دارند، ارتقای کارایی افراد و عملکردها و محصولات و خدمات بهتر معرفی می‌کند (حمیدی زاده، 1385).

اورمزدی به نقل از سیوان، به مزایای مدیریتدانش اشاره کرده است:

بهبود پاسخ رقابتی- توانمند ساختن سازمان‌ها برای پاسخگویی به تغییرات بازار و تسریع زمان ارائه محصولات به بازار.

کاهش هزینه‌هاو اجتناب از به هدر رفتن سرمایه‌های ذهنی- در اختیار گرفتن دانش ضمنی این اجازه را به سازمان می‌دهد که آن دانش را به کار ببرد تا فرآیندها را برای کاربردهای آتی حفظ کند و هزینه‌هایآموزش مجددکارکنان و متخصصان را از میان بردارد.

برطرف کردن نیاز برای جهانی عمل کردن-عملیات‌هایی که از نظر جغرافیایی پراکنده‌اند، چالش‌های خاصی را در زمینه فرهنگی و مدیریت دانش می‌طلبند. سازمان‌هایی که دارای فرهنگ اثربخش در زمینه مدیریت دانش هستند، می‌توانند به روحیه «آن‌ها و ما»خاتمه دهند، هر آنچه که هست «ما» شود و استفاده کارآمد از منابع پراکنده را حداکثر سازند.

اثربخشی شغلی-به­کارگیری زیر ساخت مدیریت دانش، محدودیت‌های سنتی را از میان بر می‌دارد، تسهیم دانش را در میان کارکنان افزایش می‌دهد و در نتیجه، اثربخشی را ارتقاء می‌بخشد.

اثربخشی سازمان-ابزارها، الگوها، و بهترین کاربردهای مدیریت دانش که با فرهنگ تسهیم دانش همراه است، محیط کاری را شکل می‌دهد و بر اثربخش کردن سازمان می‌افزاید.

تعیین جهت راهبردی- استفاده از فرهنگ دانش، خلاقیت و نوآوری را ارتقاء می‌دهد و در نتیجه بر جهت راهبردی تأثیر می‌گذارد (اورمزدی، 1387).